HR 系統操作教學

HR 系統操作教學

這是一份給老闆、HR、店長與員工的系統性操作教材。每個功能畫面皆提供：畫面重點 / 操作步驟 / 系統優勢 / 連動設定 / 注意事項。

怎麼用這份教材

一張圖記住整個系統

若不確定某個功能在哪，請先問自己：「這是基礎設定、每天的日常作業，還是月底的結算？」

誰該看哪些功能？

系統權限會自動收斂：店長與員工登入後，多數清單只會看到「自己門市」或「自己」的資料。看得到多少，是由系統的資料權限與管理方式決定的。

▼ 登入後的第一頁：HR 管理儀表板

首頁儀表板

畫⾯重點

• 上⽅四卡：在職員⼯ / 待簽核 / 本⽉薪資 / 出勤查核
• 出勤查核卡有異常會亮紅並顯⽰「前往」
• 下⽅「常⽤功能」依⾓⾊給主要作業入⼝

操作步驟

1. 登入⾃動進入，先看四張即時卡
2. 出勤查核有異常會亮紅 → 點「前往」
3. ⽤「常⽤功能」四個捷徑直達作業

注意事項

數字是即時彙總；看不到全公司數字通常是權限範圍限制，非故障。

組織與基礎資料

系統的地基：先把企業、部⾨、⾨市、職等與員⼯建好，後⾯所有功能才對得起來。

門市設定

⾨市清單（代號 / 名稱 / 狀態），每列可編輯、設公休⽉休

畫⾯重點

• 每家⾨市有代號＋名稱，員⼯掛在⾨市下
• 每列右側有編輯與⾏事曆圖⽰

公休 / ⽉休在此逐店設定

操作步驟

1. 新增⾨市 → 填代號與名稱
2. 點該列⾏事曆圖⽰設公休 / ⽉休
3. 員⼯建檔時指定所屬⾨市

注意事項

⾨市代號建立後盡量別改，會牽動報表歸⼾；⽤語⼀律「⾨市」。

職等職級：薪資結構的座標

職等（如 P1~P7）與職級（如 1~5）定義清單

畫⾯重點

• 職等是層級、職級是同層級內的階
• 兩者組成「職等 × 職級」⼆維座標
• 員⼯任職時掛上職等 / 職級

操作步驟

1. 定義職等（P1、P2…）
2. 定義職級（1、2…）
3. 儲存後到薪級表填⾦額

注意事項

先建職等職級，薪級表才有格⼦可填；員⼯沒掛職級，調薪與試算抓不到基準。

薪級表設定

新增薪級：選類別 / 職等 / 職級，填最低 / 中位 / 最⾼薪資、⽣效⽇、幣別、狀態

畫⾯重點

• ⼀筆薪級 ＝ 職等 × 職級 對應的薪資帶（最低 / 中位 / 最⾼）
• 可設⽣效⽇、幣別、啟⽤ / 停⽤
• 上⽅可「批次輸入」「匯入 CSV」「匯出範本」⼤量維護

操作步驟

1. 「新增薪級」開啟維護
2. 選類別、職等、職級
3. 填最低 / 中位 / 最⾼薪資與⽣效⽇
4. 設狀態 → 儲存（⼤量⽤批次輸入 / 匯入 CSV）
5. 系統優勢
6. ⼀張表定全公司薪資帶：調薪改⼀格、全體對應；批次輸入 / CSV 匯入快速建置；⽣效⽇⽀援調薪版本。
7. 連動 · 影響
8. 以職等職級為座標；供薪資結構與薪資計算抓底薪基準。

注意事項

⽣效⽇決定哪⼀版薪級⽣效；空⽩格 → 抓不到基準，試算會出錯。

員⼯維護：⼀切資料的主檔

員工清單

畫⾯重點

• 員⼯主檔串起排班、打卡、請假、薪資
• 含基本 / 任職 / 薪資別 / 投保四類資料
• ⽀援批次匯入

操作步驟

1. 新增員⼯ → 填基本 / 任職 / 薪資 / 投保
2. ⼤量建檔⽤批次匯入
3. 調店、調薪、離職都在此異動
4. 系統優勢
5. 單⼀主檔、全模組即時共⽤：⼀處維護，排班 / 打卡 / 請假 / 薪資 / 保險同步吃到，不必各系統各建⼀次。
6. 連動 · 影響
7. 任職 → 排班 / 出勤；薪資別與結構 → 薪資計算；投保 → 勞健保；到職⽇ → 特休。改⼀處，整條鏈路跟著對。

注意事項

到職⽇、投保薪資會影響特休與保費；離職走「離職資遣」，別直接刪除。

留停 / 復職管理：留停到復職⼀站管

留停/復職

畫⾯重點

• 育嬰 / 侍親 / 傷病等留停，記留停⽇與預計復職
• 復職時填實際復職⽇，系統處理年資併計
• 保險欄位提⽰留停期間投保處理

操作步驟

1. 「新增留停」選員⼯與留停類型
2. 填留停⽇與預計復職⽇
3. 留停期間依規定處理保險（停保 / 續保）
4. 復職 → 填實際復職⽇ → 年資併計
5. 系統優勢
6. 留停 → 復職⼀站管理；年資併計⾃動、保險狀態同步，避免漏辦。
7. 連動 · 影響
8. 影響年資（特休 / 資遣費）、保險投保與薪資（留停期間不計薪）。

注意事項

育嬰留停有法定期限與復職權益；預計復職⽇到要主動確認。

離職 / 資遣結算：填資料 → 試算

離職/資遣結算

畫⾯重點

• 離職類型（⾃願 / 資遣…）、退休⾦制度（新 / 舊制）
• 最後⼯作⽇、離職⽣效⽇、預告通知⽇
• 未休特休（留空⾃動帶餘額）、新制年資

操作步驟

1. 選員⼯與離職類型
2. 填最後⼯作⽇ / ⽣效⽇ / 預告通知⽇
3. 確認未休特休與年資（可⾃動帶入）
4. 「試算」→ 產資遣費 / 預告⼯資 / 特休結算
5. 系統優勢
6. ⼀鍵試算資遣費、預告⼯資、特休結算；年資與特休⾃動帶入，符合法規。
7. 連動 · 影響
8. 特休餘額來⾃假別；結算⾦額進薪資；離職⽣效後退保。

注意事項

資遣要依法給預告與資遣費；離職⽣效⽇影響保險退保與最後⼀期薪資。

職災事故與公傷補償：事故 → 復⼯ → 補償

職災

畫⾯重點

• 事故 → 醫療 → 復⼯ 的時間軸都記錄
• 職災認定與狀態（通報 / 審核 / 結案）
• 應補償 vs 雇主實付（勞保給付可抵充）

操作步驟

1. 「新增事故」記事故⽇、類型、員⼯
2. 通報 → 記醫療開始 / 結束⽇
3. 填復⼯⽇、職災認定
4. 計算應補償與雇主實付（⼯資補償 / 醫療）
5. 系統優勢
6. 事故到復⼯到補償全程留痕；應補償與雇主實付分開算，勞保給付可抵充。
7. 連動 · 影響
8. 公傷假連動假別（有薪）；補償影響薪資；投保連動勞保職災給付。

注意事項

職災通報有時效；公傷期間⼯資補償與復⼯認定要依法辦理。

出勤與打卡

每天的原始資料：打卡進來、查核修正、例外⽤單據補。出勤乾淨，薪資才算得準。

打卡紀錄

打卡紀錄清單：每⼈每⽇上下班打卡時間

畫⾯重點

• 每筆是某員某⽇的進 / 出卡
• 系統據此比對班表算遲到 / 加班
• 可依⾨市 / ⽇期查詢

操作步驟

1. 選⾨市 / ⽇期 → 查詢
2. 檢視進出卡是否完整
3. 有缺漏轉「出勤查核」處理

注意事項

沒有班表就無法判定遲到 / 加班；先排班再看打卡。

出勤查核：每天檢視與修正結果

出勤查核

畫⾯重點

• 每列是某員某⽇的出勤判定結果
• 紅字 = 異常（遲到 / 早退 / 缺勤）
• 是薪資計算的前置關卡

操作步驟

1. 選⾨市 / 期間 → 查詢
2. 逐筆檢視紅字
3. ⽤忘刷 / 加班單補正後再算薪
4. 系統優勢
5. 系統⾃動比對「打卡 vs 班表」算出遲到 / 早退 / 加班 / 缺勤，不⽤⼈⼯判讀；紅字⼀眼抓異常。
6. 連動 · 影響
7. 資料來⾃打卡與班別；查核結果直接餵給薪資計算（⼯時、加班費、缺勤扣款）。

注意事項

出勤沒查核乾淨就算薪 → 薪資⼀定錯。這步別跳過。

加班單：填單申請畫⾯

加班單

畫⾯重點

• ⽀援單⼈申請與批量申請
• 填⽇期＋起訖時間，系統⾃動算加班時數
• 加班類型（平⽇ / 假⽇…）、補償⽅式（換薪 / 換補休）

操作步驟

1. 選申請⼈員與部⾨
2. 選加班⽇期、開始 / 結束時間（⾃動算時數）
3. 選加班類型與補償⽅式
4. 填加班原因 → 提交申請
5. 系統優勢
6. 加班時數⾃動算；補償⽅式依政策⾃動帶（例：僅限換補休），避免填錯。
7. 連動 · 影響
8. 送出後進簽核中⼼；核准後回寫出勤與薪資（加班費 / 補休）。

注意事項

要「先申請後加班」；加班單未核准 → 加班費不計入。

忘刷單：補登打卡申請畫⾯

忘刷單

畫⾯重點

• 補登遺漏的上班 / 下班打卡
• 選打卡⽇期、打卡類型、忘刷時間
• 提⽰：核准後⾃動更新出勤記錄

操作步驟

1. 選申請⼈員與部⾨
2. 選打卡⽇期與打卡類型（上班 / 下班）
3. 填忘刷（實際）打卡時間
4. 填原因 → 提交申請
5. 系統優勢
6. 核准即⾃動回寫出勤，不⽤⼈⼯改卡；留單據可稽核。
7. 連動 · 影響
8. 影響出勤查核與薪資（⼯時 / 遲到判定）。

注意事項

忘刷時間要填「實際打卡時間」，別隨意填。

排班

把對的⼈排在對的班。先設好班別與規則，再⽤排班⼯作台或智慧排班⼀次排整⽉。

班別設定

班別清單（名稱 / 上下班 / ⼯時 / 休息），可切「個別⾨市」

畫⾯重點

• 每個班別 = ⼀種上班時段（早 / 中 / 晚）
• 含⼯時與休息時間
• 可依「個別⾨市」設不同班別

操作步驟

1. 選⾨市
2. 新增班別 → 設上下班與休息
3. 存檔後供排班使⽤

注意事項

跨⽇班、彈性班的判定時段要設對，否則出勤算錯。

排班規則

新增班表

畫⾯重點

• 範本⾴籤：⼀例⼀休 / 雙週 / 四週 / 八週變形⼯時 / 實習⽣
• ⼯時規則：每⽇正常 8h 含加班 12h、加班⽉上限 46h（超過阻擋 / 警⽰）、連續 4h 休 30 分、3 ⽉ 138h / 單⽉ 54h
• 班別限制：連續上班 ≤ 6 天、兩班間隔 ≥ 11h；例假不得排班

操作步驟

1. 選變形⼯時範本（⼀例⼀休…）
2. 設⼯時規則（每⽇ / 每週上限、加班上限與阻擋 / 警⽰）
3. 設假⽇與班別限制（例假、連續天數、輪班間隔）
4. 命名、啟⽤ → 新增
5. 系統優勢
6. 法規範本⼀鍵套⽤；違規可設「阻擋」直接擋或「警⽰」提醒；連續上班 / 輪班間隔內建守衛，免事後抓違法。
7. 連動 · 影響
8. 被智慧排班「④ 權重與約束」引⽤（法令＝必擋）；決定⼿動與⾃動排班能不能過。

注意事項

違反勞基法⼀律必擋；「警⽰」只提醒不擋，設定前要想清楚。

排班⼯作台：⽉曆式排整⽉

排班工作台

畫⾯重點

• ⽉曆檢視整⽉班表，逐格指派
• 上⽅切⾨市與⽉份
• 右上「智慧排班」可⾃動排

操作步驟

1. 選部⾨ / ⾨市 → 選⽉份
2. 按「智慧排班」⾃動排，或點格⼦⼿動指派
3. 逐格確認後 發佈

注意事項

草稿與發佈不同；未發佈員⼯看不到。公休 / ⽉休⽇不排班。

班表功能總覽：⼀個畫⾯排全⽉

排班⼯作台：上⽅⼯具列 · 左員⼯列 · 中⽉曆 · 右統計欄 · 下圖例

1⾨市／⽉份切換選⾨市、翻⽉、回本⽉

2顯⽰模式符號 / 名稱 / 員⼯

3檢視⽉ / 週 / ⽢特

4智慧排班 · 更多⾃動排、清班表、匯出

5班別篩選中 / 早 / 晚、休 / 例 / 國、假別

6右側統計欄排休 / 請假 / 預排 / 預加 / 預計 / 預成本

7個⼈班表每⼈左側⽇曆看個⼈⽉班

圖例／操作：底部圖例（中/早/晚班、遲到/早退/缺勤、△上班未打卡 / ▽下班未打卡）；點擊指派、滑過格⼦按 × 取消、

拖曳交換。班別來⾃班別設定、智慧排班⾃動填；發佈後 → 出勤 → 薪資。

⼿動排班：如何排、如何刪、「更多」進階功能

「更多」選單：驗證 / 複製 / 多⼈ / 匯入排班、⾃動排週休、清除班表、匯出、列印、符號設定

畫⾯重點

• 「更多」選單的批次 / 進階功能：複製排班、多⼈排班、匯入排班、⾃動排週休、清除班表，另有驗證排班、匯出、列印、
• 符號設定
• 排班在中央⽉曆格⼦上完成
• 草稿排好後要「發佈」才⽣效

操作步驟

1. 排：選班別符號（中 / 早 / 晚）→ 點員⼯×⽇期格⼦指派；拖曳⼀格到另⼀格＝交換
2. 刪：滑過格⼦按 × 移除單格；整⽉清空⽤「更多 → 清除班表」
3. 批次與進階功能都在右上「更多」選單
4. 系統優勢
5. ⼿動＋智慧排班並⽤；複製 / 多⼈ / ⾃動週休⼤幅省時；清除班表⼀鍵重來。
6. 連動 · 影響
7. 班別來⾃班別設定；排完存草稿 → 發佈 → 出勤 → 薪資。

注意事項

「清除班表」會清空整⽉草稿，執⾏前先確認；發佈後才對員⼯⽣效。

智慧排班：⾃動排整⽉

智慧排班面板

畫⾯重點

• 四步：① ⼈⼒需求 → ② 執⾏ → ③ 結果 → ④ 說明
• 權重與演算法在「基本設定」內
• 依技能、法令、偏好⾃動排

操作步驟

1. 基本設定調⼈⼒⽅式 / 權重
2. 選演算法（快速 / 深度最佳化）→ 執⾏
3. 看懂結果 → 同步⾄班表
4. 系統優勢
5. ⼀鍵排整⽉：依戰⼒、技能、偏好與法令⾃動排；可套權重範本（均衡 / 覆蓋 / 成本 / 員⼯友善）或⽤ GA 深度最佳化。
6. 連動 · 影響
7. 吃「基本設定」四⾴（① 能⼒ ② 需求 ③ ⼈員 ④ 權重）；結果同步⾄班表 → 出勤 → 薪資。

注意事項

完整操作⾒《智慧排班操作⼿冊》。違反勞基法⼀律必擋。

智慧排班的「基本設定」＝四個分⾴

① 能⼒字典 技能與⼯作站 — ⾨市有哪些技能、⼯作站、戰⼒值

② 需求 配置⼈⼒⽅式 — 每天各班別要幾個⼈

③ 綁到⼈ ⼈員設定 — 誰會什麼、能開哪種班

④ 取捨 權重與約束 — 怎麼排比較好、什麼必擋

⼀句話記住：「有什麼⼈ → 要多少⼈ → 每個⼈能幹嘛 → 怎麼分比較好」。排班好不好，九成看這四⾴。

① 技能與⼯作站：⾨市的「能⼒字典」

① 技能與⼯作站：技能清單（代碼/名稱/⼯作組別/戰⼒值）＋等級係數＋⼯作站

畫⾯重點

• 技能：代碼、名稱、所屬⼯作組別、戰⼒值；「開班 / 閉班」為系統技能
• 等級係數：Lv0 不會 0、Lv1 協助 0.5、Lv2 獨立 1、Lv3 教學 1.2、新⼈ 0.7
• ⼯作站：⾨市⼯作崗位（櫃台 / 廚房 / 吧台…）

操作步驟

1. 「＋新增技能」設名稱、⼯作組別與戰⼒值
2. 「建立開閉班技能」補上系統技能
3. 調等級係數（有效戰⼒＝戰⼒值 × 係數）
4. 「＋新增⼯作站」建⾨市崗位

注意事項

這是全店共⽤的能⼒字典；③⼈員設定與②⼯作站需求都引⽤它，改戰⼒值會牽動整店排班取捨。

② 配置⼈⼒⽅式：每天要幾個⼈（需求端）

② 配置⼈⼒⽅式：8 種排班情境＋各班別平⽇/假⽇/國定假⽇需求⼈數

畫⾯重點

• 8 種情境（只管每天要幾⼈ / 依⼯作站 / 依技能…）
• 各班別在平⽇ / 假⽇ / 國定假⽇的需求⼈數
• 這是「需求端」，wizard ① ⼈⼒需求會據此預覽

操作步驟

1. 選⼀種排班情境
2. 設各班別、各適⽤⽇的需求⼈數
3. 存檔 → 回 wizard ① 看需求預覽

注意事項

需求 > 供給就會出現缺⼝。適⽤⽇（平⽇/假⽇/國定假⽇）連動⾏事曆設定。

③ ⼈員設定：把能⼒綁到每個⼈

③ ⼈員設定：⾃動列本⾨市在職員⼯，逐⼈設戰⼒/開閉班/偏好/各技能等級

畫⾯重點

• ⾃動列出本⾨市在職員⼯
• 逐⼈：戰⼒、開 / 閉 / 拆 / 加 / 新、偏好⼯作站、班別偏好
• 每個技能可設「不會 / 協助 / 獨立 / 教學」

操作步驟

1. 「從員⼯重新帶入」同步員⼯主檔
2. 逐⼈開關可否開 / 閉 / 拆 / 加班
3. 設各技能等級（不會/協助/獨立/教學）與偏好

注意事項

有效戰⼒＝技能 power × 等級倍率；技能沒設等級＝不會＝×0，該員排不進需要該技能的班。

⼀條公式：系統怎麼衡量「⼀個⼈」

等級係數

Lv0 不會 → ×0

Lv1 協助 → ×0.5

Lv2 獨立 → ×1

Lv3 教學 → ×1.2

新⼈ → ×0.7

算給你看

收銀戰⼒ 5 × Lv2(×1) ＝ 5

為什麼重要

系統⽤「有效戰⼒」湊滿每班需求。沒設等級＝不會＝×0，該員就排不進需要那個技能的班。

記憶點：技能是「會不會」、等級是「多熟」。兩個相乘，才是這個⼈在這個技能上的真實戰⼒。

④ 權重與約束：怎麼排比較好

④ 權重與約束：六維權重範本＋軟性規則＋法令規則

畫⾯重點

• 六維權重範本：均衡 / 覆蓋優先 / 成本優先 / 員⼯友善
• 軟性規則：偏好，可讓步（best-effort）
• 法令規則：必擋，不可違反

操作步驟

1. 選權重範本或微調六維
2. 設軟性規則（偏好）
3. 法令規則對⿑排班規則

注意事項

法令規則＝必擋（連續上班 ≤ 6、輪班間隔 ≥ 11h）；軟性規則只能盡⼒，別當成硬保證。

基本設定 會連動哪些設定、⼜會影響哪些作業

⬅ 上游：連動這些既有設定

員⼯維護 →（③從員⼯重新帶入）⼈員名單與職能

⾏事曆設定 →（②適⽤⽇）平⽇ / 假⽇ / 國定假⽇

班別設定 →（②各班別需求、③班別偏好）

排班規則 →（④法令規則）連續上班 / 輪班間隔

POS 營業額 / 來客 →（②情境）推算⼈⼒

➡➡➡ 下游：改了會動到這些

wizard ① ⼈⼒需求預覽（由 ② 決定）

② 執⾏排班的排法（①③④ 共同決定）

③ 確認結果的缺⼝（需求② vs 供給①③）

同步⾄班表 → 出勤判定 → 薪資

① 定義能⼒ — 技能 / ⼯作站 / 戰⼒

② 定義需求 — 每天各班要幾⼈

③ 綁到⼈ — 每⼈技能等級 / 偏好

④ 決定取捨 — 權重 / 軟硬規則

✓ 排班結果 — → 出勤 → 薪資

⼀句話：① 定義能⼒、② 定義需求、③ 把能⼒綁到每個⼈、④ 決定取捨；改任⼀個，整個⽉的班表與後續出勤、薪資都可

能不同。

看懂結果 → 同步⾄班表

③ 確認結果：排班明細（⼈/天/筆/時）、⼈⼒不⾜標⽰、逐⼈班表

畫⾯重點

• 彙總：總⼈數 / 天數 / 筆數 / ⼯時
• ⼈⼒不⾜會標⽰（如某⽇缺 1 ⼈）
• 可看逐⼈班表

操作步驟

1. 檢視是否有紅⾊缺⼝
2. 缺⼝先補⼈或調整
3. 確認後「同步⾄班表」
4. 系統優勢
5. ⼀眼看缺⼝：哪天缺幾⼈、逐⼈班表都列出；確認後「同步⾄班表」，不⽤重排。
6. 連動 · 影響
7. 需求來⾃「② 配置⼈⼒⽅式」、供給來⾃「①③ 技能與⼈員」；同步後 → 出勤 → 薪資。

注意事項

有必擋缺⼝時先補⼈再同步，別把缺⼝直接發佈。

請假與假別

先把假別與規則設好，特休⾃動產⽣；員⼯線上請假、主管簽核，餘額⾃動加減。

假別設定

新增假別：代碼 / 名稱、給假⽅式 / 頻率 / 額度依據、請假單位、有薪假 / 扣全勤 / 須附件…＋規則限制 / 說明

畫⾯重點

• 給假⽅式（事件發⽣ / 週期）×頻率（每年…）×額度依據（固定額度…）＝各種假的給假邏輯
• 固定額度、請假單位（⼩時 / 天）、最⼩單位、扣薪比率、使⽤期限
• 開關：啟⽤ / 有薪假 / 扣全勤 / 須附件 / 公傷假 / 有⼦假別 / 套⽤班表 + 班表符號

操作步驟

1. 填代碼、名稱
2. 設給假⽅式 / 頻率 / 額度依據與固定額度
3. 設請假單位、最⼩單位、扣薪比率
4. 切開關（有薪假 / 扣全勤 / 須附件…）→ 規則限制 / 說明 → 新增
5. 系統優勢
6. ⼀張表表達所有假：特休、事假、病假、公傷假…⽤「給假⽅式＋頻率＋額度依據」組出來；給薪與否、扣不扣全勤、要不要附
7. 件、可否折現、⼦假別、綁班表符號全可組態。
8. 連動 · 影響
9. 有薪假 / 扣薪比率 / 扣全勤影響薪資計算；套⽤班表 / 班表符號連動排班顯⽰；建好後供請假管理選⽤、決定假別餘額。

注意事項

給假⽅式（事件 vs 週期）與頻率設錯 → 額度給錯；扣薪比率要與「有薪假」⼀致。

請假管理

新增請假單：填申請部⾨、請假⼈員、假別、起訖⽇期、請假事由

畫⾯重點

• 申請單別 / 單號（⾃動產⽣）/ 申請⽇期
• 選申請部⾨、請假⼈員
• 選假別、開始 / 結束⽇期，填請假事由

操作步驟

1. 「新增請假單」開啟填單
2. 選申請部⾨、請假⼈員
3. 選假別、開始 / 結束⽇期
4. 填請假事由 → 送出申請
5. 系統優勢
6. 假別下拉直接連動假別設定與餘額；線上送出即進簽核，不⽤紙本。
7. 連動 · 影響
8. 核准後扣假別餘額、記入出勤，並影響薪資（給薪與否）。

注意事項

未核准的假不扣餘額也不影響出勤；跨⽉ / 跨年注意歸屬期間。

假別餘額：每⼈剩多少⼀⽬了然

假別餘額

畫⾯重點

• 每⼈各假別的剩餘天 / 時數
• 隨請假核准即時加減
• 可依⾨市 / 員⼯查詢

操作步驟

1. 選⾨市 / 員⼯ → 查詢
2. 檢視各假別餘額
3. 對照請假紀錄核對

注意事項

跨年度的假注意歸屬期間，別誤扣到錯的年度。

簽核與申請

所有單據（請假、加班、忘刷）的共同關卡。流程設⼀次，之後單⼦⾃動跑對的⼈。

簽核中⼼：主管⼀站處理待簽

簽核中心

畫⾯重點

• 集中所有待簽單（假 / 加班 / 忘刷）
• 顯⽰單別、申請⼈與內容
• 可核准或退回

操作步驟

1. 篩「待簽」
2. 點單檢視內容
3. 核准，或退回並填原因

注意事項

退回要寫原因；加盟⾃主模式下簽核流程可各店⾃訂。

簽核流程

新增簽核流程：命名 → 表單類型/適⽤範圍 → 基本關卡 → 依天數加簽 → 逾時通知

畫⾯重點

• ⼀條流程綁定「表單類型＋適⽤部⾨ / 假別」，可多套並⽤「優先序」
• 基本關卡＝所有申請都會經過的簽核順序
• 可「依天數追加簽核」與「逾時通知」⾃動加簽 / 催辦

操作步驟

1. 命名流程，選表單類型與適⽤部⾨ / 假別
2. 加「基本關卡」：直屬主管 / 部⾨主管 / 上級 / 指定⼈員 / 指定⾓⾊，依序排列
3. 需要時設「依天數追加簽核」（例：請假 > 3 天⾃動加簽上級）
4. 設逾時通知（超過 N ⼩時通知 / 往上層通報）→ 儲存
5. 系統優勢
6. 關卡⽤點選拼裝、不寫死：選「直屬主管」，改組織後⾃動對應到新主管，不⽤重設流程
7. 條件式簽核：短假 / ⼩額走簡易關卡，長假⾃動加簽上級，兼顧效率與控管
8. 逾時⾃動催辦 / 升級，單⼦不會卡在某⼈⾝上
9. 連動 · 影響
10. 適⽤部⾨ / 假別連動 組織與假別設定；直接決定 簽核中⼼的待簽對象，以及請假 / 加班 / 忘刷能否⽣效。

注意事項

多套流程時「優先序」決定命中順序；沒有符合的流程 → 走預設關卡，可能不如預期。

薪資

⽉結的核⼼。加扣項與薪級表先設好，薪資計算把出勤 / 假 / 加班 / 保費⼀次算出，關帳定案。

加扣項：薪資的組成項⽬

加扣項清單（項⽬ / 類型 / 固定值或公式）

畫⾯重點

• 本薪、津貼、獎⾦、扣款等項⽬
• 可設固定值，或⽤公式引擎
• 套進薪資結構給員⼯

操作步驟

1. 新增加扣項
2. 設固定值或公式（EXPRESSION）
3. ⽤薪資結構範本套給員⼯
4. 系統優勢
5. 公式引擎（EXPRESSION）：滿⽉獎⾦、達標抽成、按到職⽇比例…⽤條件式⾃動算，免⼈⼯
6. ⼀次建好項⽬，可被多個薪資結構範本重複使⽤
7. 連動 · 影響
8. 是薪資結構範本的積⽊來源；直接決定薪資計算每⼈加減哪些錢。

注意事項

公式錯 → 全體算錯；改公式後先挑幾⼈試算驗證再全跑。

薪資結構編排

薪資結構編排：左「積⽊庫」點加入 → 中央畫布拖拉排序 → 右「積⽊設定」微調 → 下⽅即時試算

畫⾯重點

• 左「積⽊庫」把加扣項分四類：加項（應發）/ 扣項（應扣）/ 公司負擔 / 顯⽰項
• 中央畫布「點積⽊加入、拖拉排序」，可「套⽤預設範本」再微調
• 下⽅即時試算：應發 Gross / 應扣 / 實發 Net / 公司成本 Cost

操作步驟

1. 從「積⽊庫」點「＋加入」把加扣項放進結構
2. 拖拉排序；點畫布內積⽊在右側「積⽊設定」微調⾦額 / 公式
3. 可先「套⽤預設範本」再改
4. 確認下⽅試算 → 「儲存結構」→ 回列表「套⽤⾄員⼯」
5. 系統優勢
6. 積⽊式、所⾒即所得：四類積⽊清楚分「員⼯實拿 / 公司成本 / 只顯⽰不計」，不怕放錯
7. 即時試算：邊排邊看應發 / 實發 / 公司成本，設完就知道對不對
8. ⼀個範本反覆套⽤多⼈，改範本可統⼀調整
9. 連動 · 影響
10. 積⽊來⾃加扣項（含公式，如加班費＝時數×時薪×倍率）；儲存後回列表「套⽤⾄員⼯」→ 預設進員⼯維護 → 決定薪資計算；個
11. ⼈特殊項再於員⼯維護加。

注意事項

「公司負擔」不扣員⼯薪、只計成本；「顯⽰項」不參與⾦額計算——別把積⽊放錯類別。

薪資計算

薪資計算：各員應發 / 實發與明細

畫⾯重點

• 彙整出勤、假、加班、加扣項、保費、稅
• 列出各員應發 / 實發
• 異常可挑出調整

操作步驟

1. 選⽉份 → 執⾏計算
2. 核對異常 → 調整 → 重算
3. 確認無誤進入下⼀步
4. 系統優勢
5. ⼀鍵把當⽉⼀次算完：出勤、假、加班、加扣項（含公式）、勞健保、稅全整合；異常挑出調整後重算。
6. 連動 · 影響
7. 吃前⾯所有模組（出勤 / 請假 / 薪資結構 / 保險）；輸出薪資條並供關帳。

注意事項

出勤 / 假沒結清就算 → 數字錯。先把第 2、4、5 章結清。

薪資條：電⼦薪資單畫⾯

電子薪資單

畫⾯重點

• 四欄：薪資結構 / 薪資加項 / 薪資扣項 / 出勤紀錄
• 結構合計＋加項合計－扣項合計 ＝ 實發⾦額
• 另列公司負擔（勞健保 / 勞退，不計入實發）＋機密聲明

操作步驟

1. 薪資計算後 → 點「查看薪資條」開啟
2. 核對加項 / 扣項 / 出勤與實發⾦額
3. 「列印」或「下載 PDF」發給員⼯
4. 系統優勢
5. ⼀張看懂：員⼯實拿 vs 公司成本分開列；(應)(免) 標⽰清楚哪些計稅 / 計保。
6. 連動 · 影響
7. 內容來⾃薪資計算與薪資結構；狀態（草稿 / 已確認）連動關帳。

注意事項

附機密聲明——薪資屬個資，發放與保管要合規、勿外流。

關帳：把該⽉定案封存

關帳作業

畫⾯重點

• 顯⽰各⽉是否已關帳
• 關帳 = 該⽉薪資定案封存
• 要改需先反關帳

操作步驟

1. 確認薪資全部無誤
2. 執⾏關帳封存
3. 需修改先反關帳再重算
4. 系統優勢
5. ⼀鍵封存該⽉薪資，之後不可隨意改；要改走「反關帳」留下軌跡，符合稽核與權責分⼯。
6. 連動 · 影響
7. 關帳前需薪資計算完成；關帳後成為報表與申報的定案基準。

注意事項

關帳後別直接改封存資料；⼀律走反關帳流程並留紀錄。

保險與申報

勞健保、⼆代健保、所得稅。級距與投保資料正確，保費與申報就⾃動帶出、對得起來。

勞健保：依投保薪資與級距算保費

勞健保

畫⾯重點

• 各員投保薪資與加退保紀錄
• 系統依級距算勞保 / 健保 / 勞退
• 含⼆代健保補充保費

操作步驟

1. 維護投保薪資與加退保⽇
2. 系統依級距⾃動算保費
3. 對帳後供申報與薪資
4. 系統優勢
5. 依投保級距⾃動算勞保 / 健保 / 勞退與⼆代健保補充保費，加退保⾃動帶入，免⼈⼯查表。
6. 連動 · 影響
7. 投保薪資來⾃員⼯維護；保費回饋薪資計算，並供勞健保申報與對帳。

注意事項

投保薪資、加退保⽇錯 → 保費與補充保費全錯；注意雇主 / 員⼯分攤。

勞健保申報：加退保 → 批次申報 → 匯出申報檔

勞保申報

畫⾯重點

• 加保 / 退保 / 調薪事件⾃動變「待申報」
• 資料來源標⽰（到職 / 離職 / 調整）
• 批次申報、匯出申報檔給勞保局

操作步驟

1. 系統依到職 / 離職 / 調薪產⽣待申報事件
2. 核對投保薪資與⽣效⽇
3. 「批次申報待申報事件」或逐筆申報
4. 「匯出申報檔」上傳勞保局
5. 系統優勢
6. 加退保⾃動變待申報、⼀鍵批次申報、匯出勞保局格式檔，免逐筆⼿ key。
7. 連動 · 影響
8. 事件來⾃員⼯異動（到職 / 離職 / 調薪）；投保薪資來⾃員⼯維護。

注意事項

加保要在到職當⽇、退保在離職當⽇申報，逾期有罰則。

所得稅扣繳彙總：全年扣繳 → 匯出扣繳憑單

所得稅扣繳

畫⾯重點

• 依員⼯ / 年度彙總全年扣繳稅額
• 可切⾨市 / 部⾨ / 員⼯篩選
• 匯出供年度扣繳憑單申報

操作步驟

1. 選年度與範圍
2. 查詢全年扣繳彙總
3. 匯出 → 產扣繳憑單 / 申報資料
4. 系統優勢
5. 全年扣繳⼀鍵彙總匯出；配合薪資的所得稅⾃動扣繳，年度申報省時。
6. 連動 · 影響
7. 數字來⾃每⽉薪資計算的所得稅扣繳；供年度扣繳憑單（每年 1 ⽉）申報。

注意事項

扣繳憑單每年 1 ⽉底前申報；扶養 / 免稅額更新要在年度計算前設好。

⼆代健保補充保費：⾃動彙總 → 申報

補充保費申報

畫⾯重點

• 依年⽉⾃動彙總補充保費
• 可⼿動「新增」申報
• 依申報期間顯⽰明細

操作步驟

1. 選申報年⽉ / ⾨市
2. 「⾃動彙總」產⽣補充保費
3. 核對 → 申報 / 匯出
4. 系統優勢
5. 補充保費⾃動彙總，免⼈⼯算；配合薪資扣繳，申報期間⼀鍵產出。
6. 連動 · 影響
7. 來源為薪資中的補充保費項⽬；與健保申報⼀併處理。

注意事項

補充保費有起扣⾨檻與費率；申報期間要對，避免短漏報。

報表

把累積的資料變成決策：⼈⼒資本、年度薪資、保費成本、所得稅，⼀鍵匯出。

報表：把資料變成決策

人力資本報表

畫⾯重點

• ⼈數、結構等⼈⼒指標
• 另有年度薪資、保費成本、所得稅報表
• 多可依⾨市 / 期間篩選

操作步驟

1. 選報表 → 設條件（⾨市 / 期間）
2. 產⽣ → 檢視
3. 匯出
4. 系統優勢
5. 資料⼀次到位、多維篩選（⾨市 / 期間）⼀鍵匯出：老闆看⼈⼒ / 成本、HR 看申報，不⽤另外做表。
6. 連動 · 影響
7. 數字彙總⾃各模組；依資料權限⾃動限縮可⾒⾨市。

注意事項

報表數字來⾃前⾯各模組；資料沒維護乾淨就不準，權限會限制可⾒⾨市。

每年⼀定要做的（法遵⾏事曆）

年度申報行事曆

扣繳憑單 / 各類所得申報（1 ⽉底前）

特休換年度（曆年制 1/1 給假）

基本⼯資調整、新年度國定假⽇

Q2 申報調整（4 ~ 6 ⽉）

勞健保投保薪資調整申報

上年度所得結算複核

Q3 期中檢視（7 ~ 9 ⽉）

投保薪資新級距⽣效

勞退提繳⼯資期中檢視

Q4 年末準備（10 ~ 12 ⽉）

年終獎⾦試算

隔年⾏事曆 / 特休準備

費率公告因應（政府）

全年持續加退保申報（到職 / 離職當⽇）、⼆代健保補充保費（隨薪資⾃動彙總）——系統都有對應⾴⾯⼀鍵產出，別漏

辦。

每⽉⽉結，照這條龍跑⼀次

出勤查核 產出 · 乾淨出勤 — 當⽉打卡 / 加班 / 忘刷全部核對修正，紅字清光。

請假結清 產出 · 餘額正確 — 該簽的假 / 加班單都核完，假別餘額結清。

薪資計算 產出 · 應發 / 實發 — 執⾏計算，核對異常 → 調整 → 重算。

保費 / 稅對帳 產出 · 保稅正確 — 對帳勞健保、⼆代健保、所得稅扣繳。

關帳 / 報表 產出 · 該⽉定案 — 發薪資條、關帳封存、出報表。

⼝訣：先出勤、後假單、再算薪、對保稅、最後關帳。每步都有產出，上⼀步沒乾淨，下⼀步⼀定錯。

三個最常被問的問題

Q. 為什麼看不到其他⾨市？

你的資料權限或管理⽅式限制了範圍。加盟⾃主模式下本來就只看⾃⼰⾨市，屬正常。

Q. 出勤紅字算不出加班？

多半是沒排班或班別時段不對。先確認該員當天有發佈的班表。

Q. 關帳後要改薪資？

需先反關帳、修正、再重算與關帳；請留稽核紀錄，別直接改封存資料。

記不起某功能在哪？回到⼼智地圖：先問「這是設定、⽇常、還是⽉結？」通常就找得到。

把系統⽤成肌⾁記憶

三層記全系統

基礎只建⼀次、⽇常天天做、⽉結每⽉⼀輪。

每⾴記三件事

畫⾯重點 / 操作步驟 / 提醒。

1. 順序不能亂
2. 先排班→再出勤→再算薪→再保稅→最後關帳。

權限⾃動收斂

看到多少由資料權限＋管理⽅式決定，不是壞掉。

下⼀份：《開立新企業使⽤ HR 的前置作業》—— 給系統開通端的上線清單。

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記住三層（基礎 → ⽇常 → ⽉結）、每⾴三件事（重點 / 步驟 / 提醒）、順序不能亂。找不到功能，就回「⼼智地圖」。